A megőrzési kötelezettségről.

- Forrás: Kovácsné Álmosdy Judit
Az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény 47.§-ának (1) bekezdése értelmében, a jogszabályban előírt bizonylatot, könyvelést, nyilvántartást – ideértve a gépi adathordozón rögzített adatokat is, - úgy kell kiállítani illetve vezetni, hogy az ellenőrzésre alkalmas legyen.
A 47. § szerint, az iratokat az ezek vezetésére kötelezett adózó az adóhatósághoz bejelentett helyen köteles őrizni. Az iratokat a könyvelés, feldolgozás időtartamára más helyre lehet továbbítani, de az adóhatóság felhívására azokat 3 munkanapon belül be kell mutatni.
Az iratokat az adózónak - a nyilvántartás módjától függetlenül, tehát az elektronikus számlát és egyéb iratokat is, - az adó megállapításához való jog elévüléséig, a halasztott adó esetén a halasztott adó esedékessége naptári évének utolsó napjától számított 5 évig kell megőriznie.
Ebből következik, hogy
- az adózónak, vagyis bármely vállalkozásnál a vezetőnek, végelszámolás esetén a végelszámolónak, felszámoláskor a felszámolónak van megőrzési kötelezettsége, melyet a könyvelőre áthárítani nem lehet;
- sokan úgy gondolják, hogy a megőrzési idő 5 év, de ez nem így van;
- az adózással kapcsolatos iratok megőrzésének általános időtartama a bevallás benyújtásának éve plusz öt év, tehát valójában hat év;
- az önellenőrzés is bevallás, így a benyújtás éve plusz öt év a megőrzési ideje az önellenőrzési nyilvántartással és az önellenőrzés összes bizonylatával együtt.
Négy megjegyzést fűznék a témához:
1.) A könyvelő 10 éves megőrzési kötelezettsége az általa elektronikus úton beküldött beszámolók és a kapcsolódó iratok eredeti, aláírt példányára terjed ki, mert neki adott esetben azt kell bizonyítania, hogy nem változtatott az iratokon a vezetőség által jóváhagyottakhoz képest.
2.) Több jogszabály is foglalkozik megőrzési kötelezettséggel, amely mindig a vállalkozásra hárul, de irat-fajtánként gyakran eltérő időtartamot jelent.
3.) Nincs olyan jogszabály, amely az iratok megsemmisítésével, annak lehetőségével foglalkozna. A papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet tartalmazza a másolat készítésének szabályait. Ugyanakkor sem ez a jogszabály, sem a számviteli törvény, sem más jogszabály nem rendelkezik arról, hogy az elektronikus másolat elkészítését követően az eredeti dokumentum (számviteli bizonylat) megsemmisíthető lenne.
4.) A magánszemélynek saját magának kell teljesítenie megőrzési kötelezettségét.
A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 169. §-ának (1) bekezdése értelmében a gazdálkodó, az üzleti évről készített beszámolót, valamint az azt alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot, feljegyzést, továbbá a naplófőkönyvet, vagy más, a törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást olvasható formában legalább 10 évig köteles megőrizni. A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot - ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve részletező nyilvántartásokat is - legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni.
Ebből nyilvánvalóan következik, hogy
- ezen okmányok megőrzéséért a gazdálkodó szervezet a felelős,
- és az alapbizonylatok megőrzése is 8 éves kötelezettség.
Még egyszer hangsúlyozom, hogy a könyvelőnek nem feladata az iratok megőrzése, irattárazása, majd a későbbiekben a selejtezése, de ha ezt külön pénzért elvállalja, akkor az előzőeken kívül ismernie kell több jogszabály előírásait is. Például:
- a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló 13/2005. (X. 27.) IHM rendeletet,
- a Polgári Perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény 196-197.§-át,
- a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendeletet, stb.
A munkaügyi-, bér- és társadalombiztosítási nyilvántartásokat nem lehet selejtezni. Rájuk a fenti megőrzési idők nem vonatkoznak. Gondoljanak bele, hogy
- a társadalombiztosítási szerv bármikor kérhet soron kívüli adatszolgáltatást,
- a volt dolgozók szolgálati idejéhez, nyugdíjalapjához adatokra lehet szükség bizonyítható módon,
- változhatnak a nyugdíjszámítás szabályai,
mely kérdések mind megalapozzák a munkaügyi iratok selejtezésének tiltását.
Vannak az iratok tárolására és selejtezésére szakosodott cégek, melyek szolgáltatását rendszeresen igénybe veszik végelszámolók és felszámolók is.
Azzal mindenkinek tisztában kell lennie, hogy iratok selejtezése esetén, arról tételes jegyzőkönyvet kell készíteni.
Az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény 172. § (16) bekezdése értelmében a szokásos piaci ár meghatározásával összefüggő nyilvántartási kötelezettség nem teljesítése, valamint a nyilvántartással összefüggő iratmegőrzési kötelezettség megsértése esetén az adózó 2 millió forintig terjedő mulasztási bírsággal sújtható.
Az elveszett vagy megsemmisült iratok pótlása az adózó érdeke, mivel hiányuk esetén elvész a hozzájuk kapcsolódó általános forgalmi adó levonási, illetve a költség-elszámolási érvényesítési jog is. Amennyiben az adózó bizonylatait nem tudja teljes körűen bemutatni, reprodukálni, pótolni, az ellenőrzés során a hiányzó számlákhoz kapcsolódó adólevonási jog érvényesítését az adóhivatal nem tudja elfogadni és azok áfa tartalmát adókülönbözetként állapítja meg a vállalkozás terhére.
Az adókötelezettségre vonatkozó jogszabályok között nincs konkrét rendelkezés arra vonatkozóan, hogy iratmegőrzési kötelezettség alá eső iratok, bizonylatok megsemmisülése esetén az adózónak milyen közvetlen teendői vannak. Általános szabály, hogy az iratmegőrzési kötelezettség az adózót terheli. Ha az adózó érdekkörén kívül eső okból – előre nem látható és el nem hárítható esemény folytán – megsemmisülnek az iratok, az adózónak az adott helyzetben a tőle elvárható körültekintéssel kell eljárnia. Ennek keretében:
- A bizonylatok megsemmisüléséről a selejtezés szabályainak megfelelő dokumentumot kell készítenie, abban beazonosítható módon rögzíteni kell az érintett bizonylatok körét.
- A megsemmisülésről szóló jegyzőkönyvhöz csatolni kell azokat a bizonyítékokat, amelyek igazolják, vagy megalapozottan valószínűsítik az iratok megsemmisülését. Ilyen lehet pl. a kárjelentés, rendőrségi feljelentés, stb.
- Amennyiben az iratmegőrzési helye nem azonos a káresemény helyszínével, rögzíteni és igazolni kell annak az okát is, miért voltak az adott helyen az iratok.
- Az iratok megsemmisüléséről, megrongálódásáról, ellenőrzésre alkalmatlanná válásáról célszerű bejelentést tenni az érintett adózó illetékessége (székhely, telephely, lakóhely) szerinti adóhatósághoz, csatolva a megsemmisülésről készült adózói dokumentáció egy másolati példányát. (Ezt írja az adóhatóság.)
Ugyanakkor ne felejtsük el azt sem, hogy a külső bizonylatokról (például: számlák, bankértesítők, szerződések, bevallások, stb.) másolat is beszerezhető.
Az iratkezelés és iratmegőrzés kiemelt szerepet kap az Európai Unión belül is. A tagállamok saját törvényi előírásokkal rendelkeznek a dokumentáció terén, az EU irányelvek csupán iránymutatásként szolgálnak. Németországban például az adófizetési kötelezettséghez kapcsolódó iratokat 10 évig kell megőrizni. Az egyes államok tehát jogosultak arra, hogy az iratkezelés és iratmegőrzés szabályait, követelményeit és megőrzési időtartamát saját maguk állapítsák meg.

Megszünik a passzív táppénz.

A változások célja elsősorban a Széll Kálmán Tervben foglaltak végrehajtása. A törvény kimondja a biztosítási jogviszony megszűnését követő keresőképtelenség esetén járó, vagyis a passzív táppénzt eltörlését.

A módosítás értelmében a táppénzen lévőket a járóbeteg-szakellátó intézményekben kötelesek soron kívül fogadni, ha a biztosított az ellátást a keresőképtelenségét okozó betegsége miatt veszi igénybe. Ennek oka, hogy a táppénzen lévők minél előbb igénybe tudják venni az indokolt egészségügyi ellátásokat, s így hamarabb visszanyerjék munkavégzési képességüket.

A gyógyszerellátásra vonatkozó szabályok módosításának célja a gyógyszertámogatás kiadási és bevételi oldalán a költségvetési törvényben meghatározott háromszázmilliárd forintos egyenleg tartása. Az új szabályok szerint a jelenlegi 12-ről 20 százalékra emelkednek a gyógyszergyártói befizetések, a gyártókra súlyos szabálytalanság esetén kiszabható bírság maximumát pedig 25-ről 500 millió forintra emelik.

További újdonság, hogy a gyógyszergyáraknak júliustól 5 millió helyett 10 millió forintot kell fizetniük az orvoslátogatók után évente, de a kisebb, legfeljebb 12 orvoslátogatót foglalkoztató cégek esetében ez a tétel nem emelkedik.

Munkaügyi ellenőrzésekről

A munkaügyi ellenőrzést az Országos Munkavédelmi és Munkaügyi Főfelügyelőség (OMMF) területi felügyelőségeinek munkaügyi felügyelői végezték 2010. év végéig. 2011. január 1-jével megszűntek az OMMF regionális felügyelőségei és integrálódtak a fővárosi és megyei kormányhivatalokba. Az Országos Munkavédelmi és Munkaügyi Főfelügyelőségről, valamint a munkavédelmi és munkaügyi hatóságok kijelöléséről szóló 314/2010.(XII. 27.) Korm. Rendelet szerint, 2011. január 1-től a regionális felügyelőségeknél folyamatban lévő közigazgatási hatósági ügyekben, a továbbiakban a kormányhivatal keretében működő felügyelőségek járhatnak el. A hatósági ellenőrzés lefolytatására és intézkedés foganatosítására változatlanul a munkaügyi felügyelők jogosultak.

A munkaügyi eljárás folyamata

A munkaügyi felügyelő hivatalból vagy kérelemre folytathat le munkaügyi ellenőrzést a munkáltatónál. Általános szabály szerint a munkaügyi felügyelő a felügyelőség területén (megye) lévő valamennyi munkahelyen ellenőrzést tarthat külön engedély és előzetes bejelentési kötelezettség nélkül, függetlenül a foglalkoztató székhelyétől és telephelyétől. Különös szabály, hogy az OMMF kormánytisztviselője a Magyar Köztársaság egész területén az OMMF elnöke által kiállított megbízólevél birtokában végezhet ellenőrzést. Az elsőfokú hatósági eljárás lefolytatására az a munkaügyi felügyelőség jogosult, amelynek illetékességi területén az ellenőrzés történt.

A munkaügyi felügyelő hatósági ellenőrzést csak az arra jogosító arcképes igazolvány birtokában, végezhet, amelyet kérés nélkül is be kell mutatnia a munkáltató képviselőjének. Az ellenőrzés eredményes és biztonságos lefolytatása érdekében, ha az ellenőrzés jellege indokolttá teszi, /erre főleg a helyszíni ellenőrzés akadályozása szolgálhat alapul/ a hatóság a rendőrség közreműködését kérheti/. (a munkaügyi ellenőrzésről szóló törvény (Met.) 4 § (3) bek. a) pont.)
Fő szabályként érvényesülő törvényi előírás, hogy az ügyfelet a helyszíni ellenőrzés lefolytatásáról értesíteni kell. Ha azonban az előzetes értesítés a helyszíni ellenőrzés eredményes lefolytatását veszélyezteti, akkor elegendő az ügyfélnek az ellenőrzés megkezdésével párhuzamosan történő szóbeli tájékoztatása. A munkaügyi felügyelő a munkáltató valamennyi munkahelyén külön engedély és előzetes bejelentési kötelezettség nélkül ellenőrzést tarthat.
A munkaügyi hatóság az ellenőrizni kívánt tevékenység folytatása idején folytathat helyszíni ellenőrzést, tehát az ellenőrzés helyszínén munkavégzésnek kell lennie. Ennek számít az üzemen kívüli munkahely ellenőrzése is, amikor a hatóság a vagyonőrök vagy portások foglalkoztatását vizsgálja.

A munkaügyi felügyelő úgy köteles a helyszíni ellenőrzést lefolytatni, hogy az ne akadályozza, a munkáltató munkáját a rendeltetésszerű tevékenységét. Amennyiben a munkáltató úgy véli, hogy a helyszíni ellenőrzés szükségtelenül akadályozza a munkavégzést, az üzemszerű működést, akkor panasszal élhet az ellenőrzés lefolytatásának módja ellen a területi felügyelőség igazgatójánál. A közigazgatási eljárásról szóló törvény (Ket.) szabálya szerint az ügyfél vagy meghatalmazottjának a jelenléte csak akkor feltétele a helyszíni ellenőrzés megkezdésének, ha jogszabály kifejezetten így rendelkezik. Mivel a munkaügyi ellenőrzésről szóló törvény (Met.) ilyen rendelkezést nem tartalmaz, ezért a munkaügyi ellenőrzés megkezdésének és lefolytatásának nem akadálya, ha a munkáltató vagy annak törvényes képviselője nincs jelen!

Hogyan zajlik a helyszíni ellenőrzés?

A munkaügyi felügyelő az ellenőrzéshez szükséges nyilvántartások, munkaügyi dokumentumok megtekintésére jogosult, azokról másolatot készíthet. A Met. nem szűkíti le a felügyelő által betekinthető íratok körét, a leggyakrabban ellenőrzött dokumentumok az alábbiak:
- a munkaszerződések, munkaszerződés - módosítások, a munkavégzésre irányuló egyéb szerződések,
- a munkáltató által adott egyéb tájékoztató,
- az alkalmi munkavállalói könyvvel foglalkoztatottak nyilvántartása,
- igazolás a munkaviszony létrejöttének bejelentéséről, a megszüntetés kijelentéséről,
- a kölcsönzött munkavállalók nyilvántartása,
- munkaerő-kölcsönzésre irányuló megállapodás, idegen munkavállalók munkavégzését megalapozó polgárjogi szerződések (bérmunkaszerződés),
- a munkabérek és egyéb díjazások nyilvántartása, a munkabér elszámolásáról készített bérjegyzék,
- a teljesítmény-követelmények megállapításának dokumentációja, a munkavállaló tájékoztatása a teljesítmény követelményekről, azok kiigazításáról módosításáról,
- az átirányítás, a bel- és külföldi kiküldetés, a kirendelés nyilvántartása,
- a rendes és rendkívüli munkaidő nyilvántartása,
- a rendes szabadság, betegszabadság, és egyéb munkaidő kedvezmények nyilvántartása,
- a munkaidő beosztás írásbeli közlése,
- a munkaidőkeret kezdő és befejező időpontjának írásbeli közlése,
- a munkaidő kedvezménnyel kapcsolatos adatok nyilvántartása (szülési szabadság stb),
- a munkaviszony megszüntetése, megszűnése esetén kiadott igazolások,
- a munkavállaló részére kiadott munkabér elszámolás,
- a menetlevél, tachográf,
- építési napló,
- cégkivonat, társasági szerződés.

Bizonyító erővel rendelkezhet még a számítógépes adathordozó, ami a munkavégzéssel kapcsolatban információval szolgálhat. A fentiek alapján a munkaügyi hatóság minden olyan iratba betekinthet, amelyből a foglalkoztatásra vonatkozóan adat nyerhető, vagy más rendelkezésre álló adat valódisága igazolható.
A hatóság helyszíni ellenőrzés során a tényállás tisztázása szempontjából fontos iratokat és más tárgyi bizonyítékokat végzéssel lefoglalhatja. A munkáltató a nála lefoglalt iratokba betekinthet, azokról kérésére és költségére a hatóság másolatot készít.

A lefoglalt iratokat a hatóság fő szabály szerint nyolc napon belül visszaadja a munkáltatónak, kivéve, ha arra a továbbiakban is szüksége van az eljárás eredményessége érdekében.

Mit kell tartalmaznia a helyszíni eljárás során készített jegyzőkönyvnek?

A hatóság a helyszíni ellenőrzésről, annak során tett megállapításokról, a lefoglalásról és az ügyfél által tett nyilatkozatról jegyzőkönyvet készít. A jegyzőkönyvben tételesen fel kell sorolni a lefoglalt iratokat és a tárgyi bizonyítékokat.
Az ellenőrzési jegyzőkönyv a kötelező tartalmi elemeken (az eljáró hatóság megnevezése, az ügy tárgya, a helyszín, és az időpont megjelölése, az aláírások) túlmenően, az alábbi ellenőrzési elemeket, a konkrét esettől függően tartalmazhatja:
- a helyszíni ellenőrzést végző személyek megnevezése,
- az ellenőrzés során tapasztalt, az üggyel kapcsolatos lényeges körülmények megállapításokat,
- az ügyfél, valamint az ellenőrzés során más személyek által tett nyilatkozatokat,
- a lefoglalást, ebben az esetben, a jegyzőkönyvben tételesen fel kell sorolni a lefoglalt iratokat és más tárgyi bizonyítékokat,
- a rendőrségi közreműködés igénybevételét,
- az ellenőrzés helyszínén tartózkodó és az ellenőrzéshez igénybe vett idegen nyelvet beszélő személy tolmácsként való alkalmazását, a tolmácsként igénybe vett személy nyilatkozatát, az igénybevétel esetén az érintett személyt előzetesen tájékoztatni kell a tolmács jogairól, és kötelezettségeiről és ennek megtörténtét rögzíteni kell a jegyzőkönyvben.

A helyszíni jegyzőkönyv jelentősége abban van, hogy ha a helyszíni ellenőrzés eredményeképpen a munkaügyi felügyelő hivatalból eljárást indít az ellenőrzött munkáltató ellen, akkor az ellenőrzési jegyzőkönyv bizonyítékként szolgál.

Vasas János összeállítása